Lead Notification Manager für die Citrix Systems GmbH

Die Citrix Systems GmbH, ihrerseits die deutsche Tochter des weltweit führenden Anbieters von Infrastruktur zur Applikationsbereitstellung, suchte nach einem Weg die Bearbeitungszeit in Ihrer Lead-Kette zu verkürzen. mediawave war für die technische Konzeption und Umsetzung einer proaktiven Übermittlung (push) der Interessenten an Citrix-Partner verantwortlich. Alle Daten werden dabei über das zentrale CRM-System der Citrix Systems GmbH verwaltet.

Der Kunde, bevor er denn hoffentlich zum Kunden wird, ist erst einmal ein scheues Gut. Er ist häufig wechselhaft und oftmals ungeduldig, und einige am Markt kennen ihn vielleicht vorher besser als andere. Nicht ganz ein Phantom aber irgendwie schon. Im heutigen Sprachgebrauch hat sich hierfür die Bezeichnung „Lead“ etabliert, um diesem Kind auch einen Namen zu geben.

Im Falle der Citrix Systems GmbH war eine der zentralen Stellen an der es anzusetzen galt, die Vermittlungsgeschwindigkeit der Leads, und deren Bearbeitung sowie weitere Qualifizierung durch die Citrix-Partner. Da die Partner der Citrix Systems GmbH oftmals gar nicht wußten, wann ihnen Leads durch den Hersteller zur Verfügung gestellt wurden, wurde ein Interessent oftmals nicht rechtzeitig kontaktiert.

Für die Partner besteht grundsätzlich die Möglichkeit, über ein geschütztes Webinterface, die ihnen aktuell zugeteilten Leads anzusehen, sowie deren Status und Qualifikation zu bearbeiten. Um eine aktivere bzw. zeitnähere Übermittlung der Lead-Informationen an die Partner zu erreichen, entwickelte mediawave den „Lead Notification Manager“, der über eine Schnittstelle an das zentrale CRM bei der Citrix Systems GmbH angebunden wurde.

Einmal täglich werden die Leads aller Partner aus dem CRM abgeholt und nach bestimmten Aktualitätskriterien aufbereitet. Werden bestimmte Schwellen überschritten, wird eine E-Mail an die jeweiligen Partnerkontakte ausgelöst, welche für das Nachfassen von Leads vorgesehen sind. In der ausgelösten E-Mail sind alle notwendigen Informationen zu den aktuellen Leads aufgeführt und direkte Links zur Weiterbearbeitung enthalten.

Das System sorgt dafür, daß die Reaktions- und Bearbeitungszeit im Lead-Prozess sinkt. Es wurde zudem sehr genau darauf geachtet, daß die jeweiligen Partner nicht in einer Informationsflut mit E-Mails „zugemüllt“ werden, um die Akzeptanz auf Seiten der Partner zu erhalten, und den Servicegedanken gegenüber den Partnern herauszustellen. Der weitere Ausbau des Systems ist nach einer ersten Analyse- und Testphase möglich.